Interreg Vlaanderen – Nederland heeft voor de nieuwe programmaperiode Interreg VI een nieuw e-loket laten bouwen. Voor alle projecten van Interreg VI maak je dus gebruik van het e-loket Interreg VI. Voor projecten van Interreg V ga je naar het andere e-loket.
Account
- Hoe krijg ik toegang?
Er zijn twee mogelijkheden: je maakt zelf een account via de startpagina (“Nog geen account”) of je wordt uitgenodigd door je projectverantwoordelijke of andere gebruiker van jouw organisatie om een account aan te maken (je krijgt een e-mail om de registratie van je account te bevestigen).
- Ik heb al een account voor het huidige e-loket van Interreg V. Kan ik niet gewoon daarmee inloggen?
Nee. Het is een volledig nieuw systeem en je moet dus een nieuwe account maken (zelf of op uitnodiging van de projectverantwoordelijke of een collega van je organisatie die al toegang heeft en als partner is toegevoegd aan een project).
- Als ik een account wil maken, vraagt het systeem of mijn organisatie al bestaat in het e-loket? Hoe weet ik dat?
Wanneer je op de knop klikt kan je via een zoekveld nagaan of jouw organisatie al bestaat in het systeem. Let erop om geen afkortingen te gebruiken maar de gewone (officiële) naam. Vb. zoek op Katholieke Universiteit Leuven i.p.v. KUL (of op Universiteit, of op Leuven).
Je kan ook zoeken op ondernemingsnummer (enkel cijfers!) Als je organisatie al bestaat (= gekend in ons systeem), kun je deze selecteren en de andere informatie invullen om je account te maken.
- Ik vind mijn organisatie niet terug. En nu?
Zoek nog even op ondernemingsnummer.
Toch niet gevonden? Maak een nieuwe organisatie aan door op “klik hier om een nieuwe organisatie te registeren” te klikken. Geef de naam in en het ondernemingsnummer. Dan kun je je organisatie registeren. Vul de verder gevraagde informatie in.
- Waarom moet ik mijn ondernemingsnummer ingeven?
Om in de database correcte gegevens over organisaties en ondernemingen bij te houden, vraagt het systeem je om meteen je ondernemingsnummer in te vullen. Zo kunnen dubbele registraties vermeden worden.
- Ik geef mijn ondernemingsnummer in maar het systeem zegt dat dit niet klopt?
Het e-loket vraagt je ondernemingsnummer: voor België gaat het om 10 cijfers (vb. 0123456789), voor Nederland om 8 cijfers (vb. 12345678, ook wel het KvK nummer genoemd), zonder spaties.
Je vult dus niet de BTW nummers in (zoals BE0123 456 789 of NL123456789B01).
- Kan één organisatie meerdere adressen hebben?
Per project kan een organisatie maar één adres hebben.
Over projecten heen kan het zijn dat een organisatie met meerdere adressen in het systeem zit. Vb. Vlaamse Overheid kan met één ondernemingsnummer op verschillende plaatsen gevestigd zijn. Je kunt dit nakijken via de tab Mijn Organisatie.
- Hoe nodig ik als PV of partner iemand uit om zich te registreren?
Als je als PV een project hebt aangemaakt, kun je partners toevoegen. Dan moet je ook een gebruiker voor die partner toevoegen: daarmee nodig je die persoon meteen uit om een account te maken (als hij of zij er nog geen heeft).
Wanneer je als partner bent toegevoegd aan een project en je hebt schrijfrechten, dan kan je extra gebruikers voor jouw organisatie toevoegen (via de knop “gebruiker toevoegen”). Ook hiermee nodig je hen uit om een account te maken.
- Ik heb geen e-mail ontvangen om mijn account te activeren?
Kijk even na of deze in je spam is terechtgekomen. Informeer ook even bij je projectverantwoordelijke of iemand anders van jouw organisatie (indien deze persoon al toegang heeft) om te controleren of de uitnodiging naar het juiste e-mailadres is gegaan.
Toch niets ontvangen? Stel een nieuw wachtwoord in om een nieuwe e-mail te ontvangen, zie de vraag over wachtwoord vergeten.
Inloggen
- Succes! Ik heb een account! Hoe log ik nu in?
Je kunt met je account inloggen via de startpagina van het nieuwe e-loket. Je logt in met je e-mailadres en wachtwoord en via tweestapsverficiatie (sms-code).
- Ik ben mijn wachtwoord vergeten…
Op de inlogpagina kun je een nieuw wachtwoord instellen via de knop “Wachtwoord vergeten?”.
Project- en partnergegevens
- Hoe maak ik een project aan?
Eenmaal je bent ingelogd, kom je op de algemene landingspagina. Daar zul je alle projecten zien waar je als partner of PV bij betrokken bent, op voorwaarde dat je als partner bent toegevoegd. Je kunt een nieuw project aanmaken via de knop “Creëer een nieuw project”.
- Ik maak deel uit van een project en heb een account, maar als ik inlog zie ik niets.
Je wordt met een e-mailadres gekoppeld als gebruiker aan een partner en project. Ga na of je met het juiste e-mailadres bent ingelogd. Weet je niet met welk e-mailadres je bent gekoppeld? Doe even navraag bij jouw organisatie en andere gekoppelde medewerkers.
Mogelijk ben je nog niet toegevoegd als partner aan het project. Je zult dit project enkel kunnen zien als je formeel bent toegevoegd. Contacteer je projectverantwoordelijke en laat je toevoegen als partner aan het project.
- Ik wil een project aanmaken maar heb nog niet alle gegevens beschikbaar. Het systeem vraagt me meteen heel veel informatie!
Je kunt een project aanmaken door enkel een projectnaam in te geven. Je mag de overige velden al invullen, maar dat kan prima ook later. Enkel de projectnaam is verplicht bij creatie van een project.
Krijg je jouw project niet meteen te zien? Mogelijk moet je even terug naar de Homepage om het systeem toe te laten te herladen. Moet je dit herhaaldelijk doen, meld dit dan even bij de helpdesk via info@grensregio.eu!
- Ik ben partner in een project en kan alles lezen, maar niets aanpassen!
Mogelijk heb je geen schrijfrechten gekregen. Kijk dit na in het tabje Partners. Vraag eventueel je Projectverantwoordelijke om jouw organisatie schrijfrechten toe te kennen.
- Ik moet als projectpartner mijn rechtsvorm invullen, maar ik ben een publieke organisatie. Wat moet ik dan kiezen?
Volgende rechtsvormen zijn voorzien in het e-loket: BV, BVBA, CV, CVBA, CVOA, Comm. V., Comm. VA, EESV, ESV, IVZW, LV, NV, SCE, SE, Stichting, VOF (met of zonder rechtspersoonlijkheid), VZW, Vennootschap.
Vind je jouw organisatie daar niet tussen terug (vb. Vlaamse Overheid of kennisinstelling): kies dan de optie Andere.
- Het e-loket vindt mijn gemeente of postcode niet?
De meest eenvoudige oplossing is om de velden ‘gemeente’ en ‘postcode’ leeg te maken en vervolgens in het veld ‘gemeente’ de exacte postcode volledig te typen, zonder spaties. Wanneer je slechts een deel van de postcode typt, kan het zijn dat de dropdown niet jouw exacte gemeente en postcode toont. Bij volledig typen zal het e-loket je gemeente vinden.
- Er is een adres gekoppeld aan mijn organisatie (in de tab Mijn organisatie) maar dit verschijnt niet in mijn projectdossier. Wat nu?
Het adres van een organisatie kan verschillen per project, daarom moet een partner per project een adres selecteren. Dit doet elke partner zelf via het tabblad ‘partners’. De adressen die al voor een organisatie geregistreerd zijn, zijn ook zichtbaar onder de tab ‘Mijn organisatie’.
Project indienen
- Waarom slaag ik er niet in mijn projectaanmelding in te dienen?
Er zijn een paar mogelijke situaties die ervoor zorgen dat je je aanmelding (nog) niet kan indienen:
- Een aanmelding moet gekoppeld zijn aan een lopende oproep.
Na het verlopen van de deadline, laat het e-loket niet meer toe om een projectaanmelding in te dienen.
Om een project te kunnen indienen, moeten alle velden ingevuld zijn. Je kan altijd controleren of dit het geval is via de knop ‘controleer project’ .
Let op, elke projectpartner moet zelf zijn adres invullen onder de tab ‘partners’ in het project. Dit is voor het programma immers de garantie dat elke partner effectief instemt met deelname aan de ingediende aanmelding. Het is niet voldoende dat er een adres gekoppeld is aan je organisatie via de hoofdtab Mijn organisatie. Je moet die koppeling ook in het project zelf leggen. De projectverantwoordelijke kan de adresgegevens van de partners niet zelf invullen.
- Hoe kan ik nagaan of mijn projectaanmelding of aanvraag volledig is?
Als projectverantwoordelijke van een project vind je onder de tab indienen twee knoppen. Met de knop ‘controleer project’ kan je nagaan of je project alle nodige info bevat om te kunnen indienen. Je kan de op te lossen punten daarna terug oproepen via het icoontje met het uitroepteken naast je projectnaam. Met de knopt ‘dien project in’ kan je je project indienen wanneer dit effectief alle nodige informatie bevat.
Het e-loket laat niet toe om een onvolledig project in te dienen.
Work in progress
- Ik heb informatie ingevuld maar die verschijnt niet meteen!
Dat kan. Klik op Ctrl F5 om de pagina te doen herladen.
Nog geen succes? Maak je cache leeg en probeer opnieuw.
Nog steeds geen succes? Contacteer onze helpdesk op info@grensregio.eu! - Ik kan mijn project niet verbinden aan een bepaalde oproep.
Om je project te kunnen indienen, moet je deze koppelen aan een oproep (via de tab Programmalink). Oproep 1 van Interreg VI is voorzien voor begin februari 2022: pas als de oproep openstaat, kun je je project koppelen.
- De lay-out is plots veranderd!
Achter de schermen blijven we hard werken aan het nieuwe e-loket. Zo zullen er steeds meer modules bijkomen (voor projecten in aanvraag, in uitvoering, etc). Het kan ook gebeuren dat er aan het nieuwe e-loket nog kleine aanpassingen gebeuren: lay-out van tekst of knoppen kunnen dus nog beperkt wijzigen om de gebruikservaring te verbeteren.
- Het e-loket loopt vast!
Dat proberen we uiteraard te vermijden. Tracht indien mogelijk een screenshot te nemen en neem contact op met onze helpdesk via info@grensregio.eu. Tracht goed te beschrijven wat je net aan het doen was, zodat we kunnen nagaan wat er fout liep.
- Ik vond het vorige e-loket beter.
Wij zijn ook fan van ons systeem voor Interreg V. Het was echter niet meer mogelijk om dat systeem nog eens tien jaar draaiende te houden: technologie staat niet stil. We trachten een nieuw en performanter systeem te bouwen dat nog beter tegemoet komt aan jullie noden als projectpartners.
Heb je feedback over ons nieuwe systeem die je erg graag kwijt wil? Geef dit door aan onze helpdesk via info@grensregio.eu!