Overig - FAQ

Vind je in deze FAQ-lijst niet de antwoorden die je zoekt, kijk dan zeker naar de verschillende gidsen en leidraden op deze website, benader één van onze projectadviseurs, of stuur een mail naar info@grensregio.eu.


Overig

  • ​Inkomsten ex post: hoe moet dit precies gebeuren?

    Met welke uitgaven/inkomsten rekening te houden binnen en buiten de projectperiode? Hoe en wanneer moeten deze gegevens aangeleverd worden (spontaan door de betreffende partner, de PV of alleen nadat bij controle ernaar is gevraagd)?  Komt er hiervoor een template ter beschikking of kan men dit naar eigen inzichten bijhouden? Hoe gebeurt de eventuele terugvordering van onterecht betaalde subsidie? (via PV of rechtstreeks met de partner?)

    De projectpartner moet de ex post inkomstenmonitoring voorbereiden, maar of de partner ook specifieke maatregelen tijdens projectuitvoering moet opzetten, hangt af van de aard van het project en de aard van de te verwachten inkomsten. Dat is ook de reden waarom er geen afgelijnde template voor deze inkomstenmonitoring wordt opgelegd.

    De inkomsten en exploitatiekosten gekoppeld aan investeringen die door ons zijn gesubsidieerd, moeten worden afgelijnd. Het wordt moeilijk wanneer administratief de inkomsten en kosten niet vlot kunnen gescheiden worden van de andere activiteiten van de organisatie (bijvoorbeeld omdat er veel subsidiedossiers met elkaar verweven zijn of de investering verstrengeld is met andere investeringen van de organisatie). Deze scheiding achteraf aanbrengen, is soms niet meer mogelijk, maar dit hangt vooral af van de aard van de activiteiten. Daarom is voorbereiding en maatwerk belangrijk.

    De inkomstenmonitoring loopt in de uitvoeringsperiode en tot drie jaren na stopzetting van het project. De projectpartner moet een declaratie van de netto inkomsten (kan ook gaan om een negatief resultaat) aanleveren voor controle aan de eerstelijnscontrole. De eerstelijnscontrole valideert dit voorstel van de projectpartner indien het voldoende betrouwbaar beeld geeft. Er wordt daarbij gekeken naar de inkomsten die in de jaarrekening zijn opgenomen om na te gaan of er geen projectinkomsten in de monitoring ontbreken. Via een detaillering van deze inkomsten van de jaarrekening kan de projectpartner onderbouwen wat binnen en wat buiten de scope van de investering is ontvangen.

    De verordening laat toe om de inkomsten toe te rekenen pro rata de aanvaarde projectkosten (ten opzichte van de totale investering). Als een organisatie de netto inkomsten die in mindering worden gebracht zo laag mogelijk wil houden, moet hun administratie erop georganiseerd zijn om zo ruim mogelijk de exploitatiekosten van de Interreg-investering te registreren en om de inkomsten gegenereerd door niet-projectkosten uit de inkomstenmonitoring te houden. De scope van de monitoring verschilt dan ook naar gelang de situatie. Het volstaat niet altijd dat er een gescheiden projectboekhouding is. Als een organisatie bijvoorbeeld slechts 1 miljoen aan licentie-inkomsten heeft en er al 4 miljoen ondubbelzinnige exploitatiekosten in hun gescheiden projectboekhouding zitten, dan zal dit allicht volstaan om te bewijzen dat er geen netto inkomsten moeten worden verrekend. 

    In de uitvoeringsperiode kan je via de declaratie niet alleen kosten declareren, maar ook al inkomsten als je die al duidelijk in beeld zou hebben. Tussentijds de inkomsten verrekenen is echter niet efficiënt, tenzij het om aanzienlijke bedragen gaat en er verwacht wordt dat dit niet een tijdelijke piek is in netto inkomsten. Het volstaat doorgaans dat de inkomsten achteraf verrekend worden na afronding van de inkomstenmonitoring gedurende de volledige monitoringperiode. De teveel ontvangen EFRO-steun wordt desgevallend teruggevorderd. Terugvorderingen van onterecht betaalde subsidie verlopen altijd via de projectverantwoordelijke, dus ook bij terugvordering in het kader van de ex post inkomstenmonitoring. 

  • Moet bij de berekening van het standaard uurtarief (SUT) rekening gehouden worden de werkelijke voorheffingen op het loon?

    Het berekenen van een SUT is eenvoudig het toepassen van de SUT-coëfficiënt uit het programmareglement op het brutoloon. Bij de toepassing van het SUT wordt geen rekening gehouden met individuele situaties van de begunstigde en van zijn medewerker (zoals verlofstelsel, niet-productieve uren, premies of subsidies, ziekte of zwangerschap). Dit is in lijn met Europese richtlijnen om vereenvoudigde kostenopties te kunnen toepassen. Het programma heeft voor zowel Vlaanderen als Nederland onafhankelijke studies laten uitvoeren of de berekeningsmethodiek en de gebruikte coëfficiënt billijk zijn. Uit deze studies blijkt ook dat met de te hanteren coëfficiënt het risico op een te hoog SUT (door bijvoorbeeld niet doorstorten van bedrijfsvoorheffing) wordt ondervangen.