Privacybeleid

aangepast op 26/02/2024

2.1. Toepassing

Dit privacybeleid is van toepassing op de verzameling, het beheer en het gebruik van je gegevens door de beheerautoriteit en het Interreg-secretariaat die in staan voor de organisatie van Interreg Vlaanderen-Nederland. Door de website te gebruiken ga je uitdrukkelijk akkoord met de wijze waarop Interreg Vlaanderen-Nederland gegevens verzamelt.

2.2. Bescherming van de persoonlijke levenssfeer

Je persoonsgegevens worden zorgvuldig behandeld in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Interreg Vlaanderen-Nederland verbindt zich er toe om alle noodzakelijke technische en organisatorische maatregelen te treffen om: de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging, toevallige of onwettige toegang of enige andere ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens.

2.3. Verzameling van de gegevens

Je persoonsgegevens kunnen verzameld worden via contactformulieren, enquêtes, gebruik van het e-loket, onze website, nieuwsbrieven, partnersearch, sociale media, cookies, doorklikgedrag, e-mails, navigatiegegevens,…

2.4. Verwerking van de gegevens

a) De verantwoordelijke voor de verwerking

Het Autonoom Provinciebedrijf Provinciaal Secretariaat Europese Structuurfondsen (Koningin Elisabethlei 22, 2018 Antwerpen en ondernemingsnummer 0541413220) is met Provincie Antwerpen ( Koningin Elisabethlei 18, 2018 Antwerpen en ondernemingsnummer 0207725597) gezamenlijk verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in kader van Interreg Vlaanderen-Nederland. Om die reden verwijzen we in deze tekst naar ‘Interreg Vlaanderen-Nederland’.

b) Doeleinden voor de verwerking

Interreg Vlaanderen-Nederland gebruikt je gegevens binnen het wettelijke kader, hoofdzakelijk op grond van een wettelijke verplichting, zoals opgenomen in het Unierecht. Interreg Vlaanderen-Nederland is verantwoordelijk voor een goed en financieel deugdelijk beheer van de overheidsmiddelen die ons ter beschikking worden gesteld vanuit de EU-begroting. We moeten kunnen garanderen dat de publieke investeringen in Interreg-projecten in overeenstemming gebeuren met de bepalingen zoals opgenomen in het BA-besluit, het programmareglement en alle toepasselijke wetgeving.

De gegevens die we verwerken stellen ons in staat om in een goede adviesverlening te voorzien aan organisaties die deelnemen in een Interreg-project, om de subsidiabiliteit van gedeclareerde uitgaven zoals o.m. personeelskosten te kunnen controleren en om deze adviesverlening en controletaken continu te verbeteren. Contactgegevens worden ook gebruikt voor het voeren van correspondentie met jou, voor de beantwoording van vragen die je ons bijvoorbeeld stelt via mail of via onze website, voor de afhandeling van klachten en bezwaren via het webformulier, het plaatsen van zoekertjes of voor het versturen van nieuwsbrieven. Dit versterkt onze adviesverlening aan jullie projecten.

Naast de specifieke omstandigheden hierboven gebruikt Interreg je informatie alleen met jouw toestemming om:

- Je een nieuwsbrief te versturen met informatie over het programma, andere Interreg-projecten en evenementen die mogelijk relevant voor je zijn. Telkens we je een nieuwsbrief sturen, geven we je de mogelijkheid om je uit te schrijven.

· Je zoekertje te plaatsen in functie van de partnersearch op onze website.

2.5. Bewaartermijn van de gegevens

Interreg Vlaanderen-Nederland bewaart je gegevens zolang dat wettelijk vereist is. Dit staat in artikel 140 uit Verordening (EU) 1303/2013 voor de programmaperiode Interreg V en in artikel 82 uit Verordening (EU) 2021/1060 voor de programmaperiode Interreg VI. Dat betekent in de praktijk meestal dat gegevens bewaard worden tot 5 jaar, gerekend vanaf 31 december van het jaar waarin de laatste betaling werd verricht aan een project. Dit is ook het geval voor iedereen waarmee we je informatie delen en die namens ons diensten uitvoert.

Als we je informatie niet langer hoeven te gebruiken, en er geen noodzaak is voor ons om die te bewaren om te voldoen aan wettelijke of regelgevende verplichtingen, verwijderen we de informatie van onze systemen, of anonimiseren wij die zodat wij je niet kunnen identificeren.

2.6. Overdracht aan derde partijen

Interreg Vlaanderen-Nederland behandelt je gegevens als vertrouwelijke informatie en zal je gegevens niet verkopen of verhuren aan ondernemingen of personen.

We doen wel een beroep op andere bedrijven om namens ons informatie te verwerken, aan de hand van onze instructies en in overeenstemming met dit privacy-beleid. Dit houdt onder meer in dat we voor bepaalde taken of onderzoeken tijdelijk gegevens doorgeven aan derden. Een overzicht van externe verwerkers is hieronder gegeven:

• Een externe accountant staat in voor de eerstelijnscontrole op uitgaven.
• Een externe leverancier staat in voor de ontwikkeling / het beheer van onze website.
• Een externe leverancier staat in voor de ontwikkeling / het beheer van het e-loket.

In deze gevallen ziet Interreg er wel op toe dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld en op een veilige manier worden gebruikt. Interreg legt dit ook steeds contractueel vast met deze verwerkers. Zo zullen deze verwerkers jouw gegevens nooit op eigen initiatief mogen gebruiken en moeten je gegevens gewist of op zijn minst geanonimiseerd worden van zodra die verwerkers de opdracht voltooid hebben.

Interreg Vlaanderen-Nederland deelt voor bepaalde taken of onderzoeken informatie met wetshandhavers en overheidsdiensten. Je gegevens kunnen worden gedeeld met de andere programmapartners en Comité-leden die mee instaan voor adviesverlening over Interreg-projecten. Het gaat om de projectadviseurs en beleidsdiensten die namens de Vlaamse overheid (Vlaams agentschap voor innovatie en ondernemen), de Nederlandse Rijksoverheid (Ministerie voor Economische Zaken en Klimaat), de Vlaamse provincies (West-Vlaanderen, Oost-Vlaanderen, Antwerpen, Vlaams-Brabant en Limburg) en de Zuid-Nederlandse provincies (Zeeland, Noord-Brabant en Limburg) werkzaam zijn voor dit subsidieprogramma. Je gegevens worden ook gedeeld met de andere programma-autoriteiten zoals de Vlaamse Auditautoriteit en de Auditdienst Rijk, de Europese Commissie en/of door hen aangewezen derden voor de financiële afwikkeling, evaluatieonderzoeken, audits en controles van het project. Zij verwerken deze gegevens op grond van een wettelijke verplichting.

Interreg neemt deel aan het project CATE en kan je gegevens delen binnen dit projectkader om de eigen controlewerkzaamheden te verbeteren. Lees meer over dit project.

2.7. Recht op inzage, verbetering en verwijdering van je gegevens

Je hebt vanzelfsprekend ook rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die we van je hebben, die hieronder worden beschreven. Vul het privacy webformulier in om gebruik te maken van deze opties:

• Inzage krijgen in de persoonsgegevens die wij over je bewaren. We delen je deze gegevens normaal gezien mee binnen 30 dagen na een verzoek van jouw kant.
• Verbetering van persoonsgegevens. Je kunt je gegevens rechtstreeks wijzigen in het e-loket. Als je hier problemen bij ondervindt, neem dan contact met ons op.
• Verwijdering van persoonsgegevens. Je kan je in bepaalde gevallen beroepen op dit recht, bijvoorbeeld wanneer we gegevens verwerken op basis van jouw toestemming. Bewijslast die je hebt opgeladen in het e-loket en die onderdeel uitmaakt van een controlespoor zijn we wettelijk verplicht om te bewaren voor een vastgelegde termijn.
• Bezwaar maken tegen het verwerken van je persoonsgegevens. We nodigen je uit om je zorgen eerst met ons te bespreken. Geraken we er samen echt niet uit, dan heb je alsnog de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie.

Je kunt een verzoek indienen door het privacy formulier in te vullen. Je verzoek wordt via deze weg gemeld aan Interreg Vlaanderen-Nederland en aan onze data protection officer (DPO). Onze DPO kan je trouwens ook rechtstreeks contacteren via het e-mailadres: informatieveiligheid@provincieantwerpen.be

We houden je op de hoogte van de behandeling van je verzoek.

Wat betreft de nieuwsbrief kun je je gegevens ook steeds aanpassen via de link ‘voorkeuren aanpassen’, die je terugvindt in elke nieuwsbrief. Indien je geen nieuwsbrieven meer wenst te ontvangen, kun je je afmelden via de ‘uitschrijven’-link die in elke nieuwsbrief staat